DSGVO – rechtskonforme Bewerberüberprüfungen zum Schutze Ihrer Geschäftsinteressen

Begriffserklärung
Ein Pre-Employment Check ist die legale und rechtskonforme Überprüfung von Bewerbungskandidaten vor der eigentlichen Einstellung bzw. Unterzeichnung des Arbeits- bzw. Anstellungsvertrages. Ein Pre-Employment Check (PEC) wird von Experten häufig auch synonym wie folgt bezeichnet:

Warum sind Bewerber Checks so wichtig?

Es wird aus dem Fachbereich und von PES Experten geschätzt, dass statistisch gesehen zwischen 25% – 45% aller Lebensläufe von Bewerbern Ungereimtheiten aufweisen und „optimiert“ wurden. Diese Schätzung beruht auf Erfahrungswerten und auf Aussagen aus dem nationalen und internationalen PES Netzwerk. Demzufolge weißt mindestens jeder vierte Lebenslauf Fehler oder Ungereimtheiten auf; eine erschreckend hohe Anzahl.

Die meisten „Optimierungsmaßnahmen“ erfolgen von Bewerbern zu …

Was darf man nicht in Deutschland?

Als erfahrener Fach- und Spezialanbieter erreichen uns nahezu wöchentlich Anfragen zu Pre-Employment Screenings (PES) bzw. Pre-Employment Checks (PEC) bei denen deutlich wird, dass nach wie vor ein hohes Maß an Unwissen oder Halbwissen besteht; was man im Rahmen von Bewerberüberprüfungen bzw. Kandidatenüberprüfungen darf und was man nicht darf.

Auf den Punkt gebracht: Was ist in Deutschland verboten?

– Post-Employment Screenings & Post-Employment Checks

– Drogentest, Alkoholtest, Schwangerschaftstest

– Lügendetektortest

– psychologische Tests und Überprüfungen ohne die schriftliche Einverständniserklärung des betreffenden Bewerbers

– Überprüfung von Kriminalitätsregistern und Strafregistern (Vorstrafen, Verurteilungen …)

– Überprüfungen von HR – relevanten Themen unter Einbezug ehemaliger / aktueller Arbeitgeber und Ausbildungsstätten (inkl. Hochschulen, Universitäten …) ohne die schriftliche Einverständniserklärung des betreffenden Bewerbers

– Überprüfungen von primär privaten Sozialen Netzwerken (Facebook, Instagram, Twitter & Co.); grundsätzlich gilt: „Alles Privates ist in der Regel tabu!“

Warum ein konsequentes und strenges Bewerber-Screening bzw. Check trotz aller möglicher Bedenken Seitens des Arbeitgebers wichtig ist!

Grundsätzlich gilt für Personalabteilungen: Mit dem Druck zeitnah Positionen besetzen zu müssen steigt die Versuchung, auf Qualität zugunsten von Schnelligkeit zu verzichten und jeden Kandidaten einzustellen, der einigermaßen auf die Stellenbeschreibung passt. Dieser Ansatz verspricht höchstens kurzfristige Erleichterung. Die Erfahrung zeigt, dass unpassende Mitarbeiter nicht selten schnell wieder gehen müssen, weil sie die Anforderungen nicht erfüllen oder nicht mit dem Team harmonieren. Oder sie bleiben, sind weniger produktiv, beeinträchtigen das Arbeitsklima und schädigen unter Umständen das Unternehmen … das wäre noch viel schlimmer. Obwohl gute Kandidaten in den Augen der suchenden Arbeitgeber häufig knapp sind, ist ein strenges und konsequentes Bewerber-Screening bzw. Check außerordentlich wichtig.

Was ist nun darunter im Detail zu verstehen?

In einem Bewerber-Screening bzw. Check überprüft man Kandidaten und deren Angaben in der Bewerbung, bevor man sie einstellt. Der Prozess findet entweder während des Auswahlverfahrens statt, nach dem ersten Vorstellungsgespräch oder vor der Vertragsunterzeichnung. Das Bewerber-Screening wird auch als Pre-Employment-Check oder Background-Check bezeichnet.

Mit einem Bewerber-Screening bzw. Check verfolgt man grundsätzlich drei Ziele:

(1) Man überprüft, ob der Kandidat ehrliche Angaben in Bezug auf seine bisherigen Abschlüsse, Beschäftigungsverhältnisse und Qualifikationen gemacht hat.

(2) Man prüft, ob der Kandidat die fachliche und menschliche Eignung für eine bestimmte Stelle besitzt und sich auch in die Unternehmenskultur einfügen würde.

(3) Man vermeidet, Mitarbeiter einzustellen, die dem Unternehmen schaden würden, z. B. durch Mobbing von Kollegen oder kriminelle Aktivitäten wie Datendiebstahl, Wirtschaftsspionage, Korruption u.s.w..

Bewerber-Screening bzw. Checks bedeuten NICHT, den Bewerber einfach zu googeln und von Urlaubsbildern bis Foren-Kommentaren alle verfügbaren Daten zu sammeln und auszuwerten. Es bedeutet auch nicht, im Privatleben eines Kandidaten zu schnüffeln und zu beurteilen, ob seine Wochenendaktivitäten, sein Partyverhalten oder politischen Ansichten den Maßstäben des Personalverantwortlichen bzw. Inhouse Recruiters entsprechen.

Mit einem solchen Verständnis von Screening bewegt man sich nicht nur im illegalen Bereich, sondern man läuft auch Gefahr, gute Kandidaten aufgrund von Kriterien auszusortieren, die nichts mit der Eignung für eine Position zu tun haben.

Grundsätzlich gilt:

Man muss als Arbeitgeber und als Dienstleister Respekt gegenüber den Bewerbern zeigen!

Bei einem Bewerber-Screening bzw. Check agiert man immer in einem höchstsensiblen und zum Teil auch privaten Umfeld. Man muss den Datenschutz und die Persönlichkeitsrechte der Bewerber achten.

Folgendes ist deshalb zu beachten:

(1) Bewerber sind grundsätzlich darüber zu informieren, dass ein Bewerber-Screening bzw. Check durchgeführt wird. Man muss detailliert auflisten, welche Daten gesammelt und gespeichert werden; hierzu muss man sich auch die schriftliche Zustimmung des Kandidaten einholen.

(2) Man dokumentiert alle Prozesse, damit man den korrekten Umgang mit den Daten nachweisen kann.

(3) Personenbezogene Daten sind ausschließlich in einer sicheren Umgebung zu speichern, am besten in einer datenschutzkonformen Personalsoftware.

(4) Man darf im Auswahlprozess nur die Daten bewerten, die relevant sind, um die berufliche Eignung des Kandidaten zu prüfen. Von Ausnahmen abgesehen, ist das Privatleben tabu und sollte keine Rolle spielen.

Man sollte Kandidaten immer die Möglichkeit geben, zu negativen Screening-Ergebnissen Stellung zu beziehen. Das gebietet der respektvolle Umgang miteinander. Gewonnene Informationen können falsch oder veraltet sein oder man kennt nicht alle Fakten und Hintergründe. Durch ein klärendes Gespräch vermeidet man, einen tollen Mitarbeiter aufgrund einer Fehleinschätzung unter Umständen zu verlieren

Projektbezogene Überprüfungen von Mitarbeitern sowie Subcontractoren, Nachauftragnehmern und Subunternehmern (auch Freelancer) aufgrund von Kundenvorgaben

Fallbeispiel: Ein Industriekunde und Auftraggeber aus den USA verpflichtet seinen deutschen / europäischen Dienstleister zur Durchführung folgender Überprüfungen in einem angemessenen Zeitraum von beispielsweise 30 Tagen:

– ID Check & Identity Check

– License Check & Qualification Check

– Address Check & Address History

– Directorship Check & Shareholder Check

– Database Check (Sanctions Lists Check, Compliance Checks; Global Watch Lists Check)

– Credit History & Creditworthiness Check

– Employment Check & Employment History

– Education Check & Education Verification

– Criminal Records Check

Was ist erlaubt und was ist nicht erlaubt?

Worauf muss man als Dienstleister eines US – Kunden bzw. Auftraggebers in diesem Zusammenhang achten?

Als beispielsweise deutsches Unternehmen unterliegt man den deutschen bzw. europäischen Datenschutzbestimmungen und der entsprechenden nationalen Rechtsprechung. Insofern ist es wichtig, dem US – amerikanischen Auftraggeber unmissverständlich klar zu machen, dass bestimmte Überprüfungen hier in Deutschland bzw. Europa nicht rechtskonform machbar sind. Dies betrifft u.a. die Einsicht in ein Kriminalitätsregister bzw. Strafregister, des Weiteren mag es in den USA bestimmte Lizenzen für die Ausübung einer bestimmten Tätigkeit geben oder zwingend notwendig machen, hier in Deutschland bzw. Europa kann die Situation in diesem Zusammenhang durchaus eine andere.

Hinzu kommt, dass des Weiteren von Land zu Land weitere Besonderheiten zu berücksichtigen sind. Beispielweise dürfen keine Bonitätsabfragen und -überprüfungen über französische Staatsbürger bzw. über natürliche Personen in Frankreich durchgeführt werden; über Firmen wiederum ist es in einem bestimmten Rahmen erlaubt.

Sämtliche HR – relevanten Überprüfungen, wie beispielweise der oder die letzten Arbeitgeber und Positionen bzw. Funktionen, der höchste Hochschulabschluss, etwaige Referenzüberprüfungen u.s.w. bedürfen der schriftlichen Einwilligung der zu überprüfenden Zielperson. Ohne ausdrücklicher Zustimmung geht in Deutschland gar nichts in diesem Zusammenhang.

Grundsätzlich kann man allerdings sagen, trotzdem ist Vieles rechtskonform machbar, dennoch muss man sich in Deutschland bzw. Europa in relativ engen rechtlichen Grenzen und Vorgaben bewegen. Diese Tatsache trifft bei US – amerikanischen Auftraggebern nicht unbedingt auf Verständnis oder Gegenliebe, ändert allerdings nichts an der Ausgangslage, die für uns in Europa maßgeblich ist.

Zum Abschluss ein paar Zahlen aus einer nichtrepräsentativen Umfrage bei deutschen Großunternehmen:

Lassen Sie sich Originaldokumente der Bewerber vorlegen?

Fordern Sie von den Bewerbern Referenzen?

Lassen Sie sich ein Führungszeugnis vorlegen?

(Hinweis: Alle Angaben sind Circa – Angaben und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit.)

Vorsicht ist besser als Nachsicht

Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich ein präventives Überprüfungsverfahren durch ausgewiesene Pre-Employment Check & Screening Experten unterm Strich wesentlich günstiger darstellt als eine Schadensbegrenzung im Nachhinein. Selbstverständlich ist es naiv zu glauben, dass man durch eine präventive Bewerber- und Kandidatenüberprüfung sämtliche Risiko- und Gefahrenpotentiale vorab erkennen und ausschließen kann. Wie so häufig, kann auch hier eine 100-prozentige Garantie und Sicherheit nicht gegeben werden.

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Unser Versprechen

Auszug aus unserem Versprechen für die EU-DSGVO – rechtskonforme und ethisch einwandfreie Durchführung von Pre-Employment Screenings und Personen Background Checks:

– Post-Employment Screenings sind nicht zulässig und werden von der Privatimus GmbH weder angeboten noch durchgeführt.

– Die Privatimus GmbH behandelt die personenbezogenen Daten der zu überprüfenden Personen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen im gleichen Maße vertraulich und schützt diese vor Zugriff Dritter, wie die eigenen vertraulichen Informationen und Daten.

– Die Anzahl der Personen die Zugriffe bzw. Einsicht auf die personenbezogenen Daten (im Rahmen eines Überprüfungsauftrages) haben, ist auf ein absolutes Minimum beschränkt.

– Datensparsamkeit: Die Privatimus GmbH verpflichtet sich ein Minimum an Daten und Informationen zu Zielpersonen zu sammeln. Es werden lediglich die Daten und Informationen erhoben, die für die Durchführung der Überprüfungsmaßnahme notwendig sind.

– Sämtliche projekt- und personenbezogenen Informationen und Daten werden nach 90 Tagen nach Beendigung des Auftrags automatisch von der Privatimus GmbH gelöscht, insoweit der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Es werden keinerlei Hard- und/oder Softcopies von der Privatimus GmbH zurückbehalten.

– Private Inhalte und Details der Kandidaten bleiben privat; sie werden nicht erhoben und weiterverwendet.

– Die Übermittlung von vertraulichen und personenbezogenen Daten bzw. Dokumenten erfolgt ausschließlich verschlüsselt. Hierzu verwendet die Privatimus GmbH ein sogenanntes Secure File Sharing Portal eines externen Spezialanbieters.

– Sämtliche Daten werden in Deutschland gespeichert.

Gern übermitteln wir Ihnen unser vollständiges Garantieversprechen separat per Email zu.

Bitte kontaktieren Sie uns dafür per Email oder über unser Kontaktformular.