Best Practice

Wie sieht ein Best Practice im PES bzw. PEC aus?

In der Regel sind folgende Maßnahmen denkbar:

  • Sichtung, Überprüfung, Verifizierung von Zeugnissen, Urkunden, Zertifikaten und Referenzen
  • Originaldokumente mit Abgleich- Lebenslauf zum Abgleich mit den zstzl. Dokumenten
  • Rückfragen bei vorherigen Arbeitgebern (Fragerecht des Arbeitgebers); der Vorteil hier ist, dass es dabei keine gesetzliche Verpflichtung zu wohlwollenden Aussagen ehemaliger Arbeitgeber gibt, so wie es bei Arbeitszeugnissen der Fall ist.
  • Abfragen zu Negativmerkmalen (Polizeiliches Führungszeugnis, Creditreform, Bürgel, Schufa & Co.)
  • Gewerbezentralregister (Anmeldungen, Untersagungen, Entzug …)
  • Presse- und Internetrecherchen – OSINT – Open Source Intelligence (für Jedermann und über normale Suchmaschinen frei zugängliche Informationen, sogenannte Public Sources; allerdings nur bedingt verwendungsfähig)
  • Social Media (bedingt und nur eingeschränkt verwendungsfähig)
  • Business & Karriere Portale (Xing, LinkedIn …)

Eingeschränkt und im Ausnahme- bzw. Einzelfall sind auch folgende Maßnahmen möglich:

  • Gesundheitstests, Alkohol- / Drogentests
  • Psychologische Tests (Integrity Tests, Integritätstests)
  • Graphologisches Gutachten (Analyse von Stimme und Körperhaltung)

In der Praxis werden die Überprüfungen der Kandidaten und zukünftigen Mitarbeiter häufig in drei Level eingeteilt:

  • Level 1 (normale Mitarbeiter-Ebene)
  • Level 2 (mittlere Managementebene)
  • Level 3 (Höhere Managementebene; Mitarbeiter in leitenden Positionen)

Grundsätzlich gilt: Der Auftraggeber muss ein berechtigtes Interesse an einer Überprüfung haben und dieses auch nachweisen. Es muss des weiteren die Verhältnismäßigkeit der Überprüfung eingehalten werden. Soll heißen, die Überprüfungsmaßnahmen müssen im Umfang und in der Intensität der ausgeschriebenen Position angemessen sein. Schon umgangssprachlich gilt; man darf nicht „mit Kanonen auf Spatzen schießen!“

Bei leitenden Mitarbeitern findet häufig neben der Überprüfung der Ausbildung eine Nachforschung über die Arbeitgeber der letzten 5-10 Jahre (maximal der letzten beiden Arbeitgeber) statt. Von Interesse sind auch die Kreditwürdigkeit, Firmenbeteiligungen, Leumundüberprüfung und eine Überprüfung der Lebensverhältnisse.
In der Regel muss man mit einem Zeitaufwand von 1 – 4 Wochen pro sorgfältiger Überprüfung rechnen. Grundsätzlich gilt: Je umfangreicher und internationaler die Bewerberüberprüfung sein soll, desto länger dauert und desto kostenintensiver ist sie.

Aufgrund weltweit unterschiedlich strikter Datenschutzbestimmungen sind die Möglichkeiten der Überprüfungen mal mehr und mal weniger umfangreich gegeben.

Des Weiteren gibt es Regionen und Länder, in denen über einfache Datenbankabfragen über das Internet und vom Schreibtisch aus, keinerlei Ergebnisse zustande kommen, sondern eine Vor-Ort-Recherche durchgeführt werden muss. Dies kann z.B. Regionen und Länder (z.B. in Teilen Osteuropas) betreffen, in denen die Infrastruktur im Zusammenhang mit Online-Datenbanken schlichtweg nicht vorhanden ist. Der Einsatz von Vor-Ort-Ressourcen (Ermittlungsexperten) ist zeit- und kostenintensiv.

In welcher Fachabteilung sind Pre-Employment Checks im Unternehmen am Besten aufgehängt?

Die Praxis hat gezeigt, dass das Thema Pre-Employment Checks bzw. die systematische Überprüfung von Bewerbern am Besten im Fachbereich Unternehmenssicherheit, Konzernsicherheit bzw. Corporate Security (häufig auch Group Security genannt) untergebracht ist. Dennoch gibt es Unternehmen, die über keine Corporate Security oder Ähnliches verfügen. Dann wird nicht selten der Fachbereich Compliance oder HR / Personalabteilung und in Ausnahmefällen auch der Bereich Legal / Rechtsabteilung damit beauftragt.

Nicht selten werden beauftragte Personalvermittler (Headhunter, Recruiter) darum gebeten einen Pre-Employment Check für ausgesuchte Kandidaten mit durchzuführen oder sind aufgrund des vereinbarten Vermittlungsmandates (Retained Executive Search oder Contingency Search) sogar dazu vertraglich verpflichtet. Entweder bedienen sich diese Personalvermittler externer Experten für das Pre-Employment Screening oder führen dies selbst durch. Beim Letzteren handelt es sich dann in der Regel um einen einfachen Abgleich der vorliegenden Dokumente auf Stimmigkeit und Plausibilität, sowie um das Kontaktieren ehemaliger Arbeitgeber und dem Rückversichern, dass bestimmte Angaben im CV stimmig sind. In den seltensten Fällen beschäftigen Personal Recruiter ausgebildete und qualifizierte PES Experten im eigenen Unternehmen; das ist aus kaufmännische Sicht i.d.R. nicht sinnvoll.

Ist es praxisnah und empfehlenswert, dass unternehmenseigene Fachabteilungen Pre-Employment Checks selbst intern durchführen?

Systematische, strukturierte und weltweite Überprüfungen von Bewerbern sind in der Regel für Industrieunternehmen selbst nicht oder nur sehr bedingt selbst durchführbar. Das liegt an diversen Faktoren und Ausgangslagen:

  1. Häufig mangelnde Inhouse – Kompetenz im Zusammenhang mit umfangreichen und grenzüberschreitenden Recherchen
  2. fehlende Kapazitäten (Arbeitskraft und Arbeitszeit)
  3. unzureichender Kosten- / Nutzeneffekt
  4. häufig nicht vorhandenes weltweites Netzwerk von Experten für etwaige Zuarbeit bzw. Unterstützung vor Ort (z.B. ehemaliger Wohn- oder Arbeitsort des Mitarbeiters).

Die häufig praktizierte Vorgehensweise von Human Resources / Personalabteilungen, über Google, Bing & Co. an Informationen zu gelangen, hat sich in der Praxis als nicht zuverlässig erwiesen.

Identische Namensgebungen führen häufig zu Fehlinterpretationen und Falschaussagen, die aufgrund mangelnder Zeit und Ressourcen nicht nachhaltig durch die Personalabteilungen überprüft werden können. So entsteht unter Umständen ein falsches Bild vom Kandidaten und Bewerber, welches dann zu einer Absage seiner Bewerbung führt.

Life Demands Perfection.

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