Fehlentscheidungen bei der Personalauswahl aufgrund falscher Angaben in den Bewerbungsunterlagen können schwerwiegende Folgen haben. Mithilfe datenschutzkonformer Pre-Employment Checks können Recruiter dieses Risiko effektiv senken und ihren Entscheidungsfindungsprozess geschickt optimieren.
Sorgfaltspflicht: Als Firma Verantwortung übernehmen
Viele von uns kennen diesen Dialog oder haben ihn in leicht modifizierter Form schon mal gelesen bzw. gehört:
CFO zum CEO: „Was ist, wenn wir in die Qualifizierung und Fortbildung unserer Mitarbeiter investieren und sie dann das Unternehmen verlassen?“
CEO zum CFO: „Was ist, wenn wir nicht investieren und die Mitarbeiter bei uns bleiben?“
Dieser kurze, aber durchaus praxisnahe Dialog hat schon so manchen Personalverantwortlichen und Geschäftsführer wachgerüttelt und die Notwendigkeit aufgezeigt, in die Qualifizierung der eigenen Mitarbeiter zu investieren.
Im Zusammenhang mit der strategischen und zielgerichteten Überprüfung von Bewerbern und deren Bewerbungsunterlagen könnte der Dialog vielleicht wie folgt geführt werden:
CFO zum CEO: „Was ist, wenn wir ein paar hundert Euro für die rechtskonforme Überprüfung von Bewerbungen ausgeben und wir nichts Negatives finden?“
CEO zum CFO: „Was ist, wenn wir diesen verhältnismäßig geringen Betrag nicht investieren und sich zu einem späteren Zeitpunkt bei einem möglichen Zwischenfall herausstellt, dass durch eine Bewerberüberprüfung ein entsprechender Schaden hätte präventiv vermieden werden können? Wer übernimmt dann die Verantwortung gegenüber den Gesellschaftern / Shareholdern?“
Mögliche Inhalte einer Bewerberüberprüfung
Die rein fachliche Überprüfung bzw. Eignung von Bewerbern kann durchaus weitestgehend in Bewerbungsgesprächen und Einstellungs-Assessments mit den verantwortlichen Fachabteilungen abgeklopft werden. Dazu braucht es sicherlich keinen externen Screening-Partner.
Anders sieht es bei sogenannten „Red Flags“ bzw. Negativmerkmalen und Auffälligkeiten aus, die erst durch umfangreiche Überprüfungen in Erfahrung gebracht werden können.
Hierzu zählen beispielsweise …
– gefälschte Zeugnisse und Hochschulabschlüsse
– Falschangaben im Lebenslauf zu vorherigen Funktionen und Anstellungen
– Privat- und Geschäftsinsolvenzen
– finanzielle Probleme und Zahlungsunregelmäßigkeiten (inkl. Mahnbescheide und Offenbarungseide)
– die Aufnahme in Internationale Sanktionslisten der EU/UK/US
– Zugehörigkeit zur OK (Organisierten Kriminalität / Mafia)
– Geldwäsche
– Terrorverdacht
– Terrorismusunterstützung und -finanzierung
– Ein- und Ausreisebeschränkungen in bestimmte Länder
– u.v.m.
– die behördliche Untersagung einer bestimmten Gewerbetätigkeit
– die Verbindung zu anderen Unternehmen (z.B. als Gesellschafter oder in einer anderen Führungsposition)
– die Anmeldung bzw. Ausführung einer gewerblichen Nebentätigkeit
– und vieles mehr.
In diesem Zusammenhang bedarf es in der Regel des Einsatzes von externen Fachexperten.
Hierzu sind neben einer langjährigen Berufs- und Branchenerfahrung auch die fachliche Expertise, die umfassende Kenntnis zur aktuellen rechtlichen Sachlage („Was ist erlaubt und was nicht?“) und die Zugänge zu rechtskonformen Quellen und Ressourcen notwendig.
Das Eine, was man möchte, das Andere, was man darf
Viele Personalverantwortliche oder anderweitig in einen Auswahlprozess involvierte Mitarbeiter haben in der Vergangenheit schon mal einen Bewerber „gegoogled“ oder über Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter, Instagram & Co. „abgefragt“.
Das sie sich damit auf einem ganz schmalen Grad befinden und nicht zuletzt aufgrund der neuen EU-DSGVO unter Umständen auch rechtlich im „Graubereich“ bewegen, ist vielen sicherlich nicht bewusst.
Privates muss Privates bleiben und darf für einen Einstellungsprozess keine Rolle spielen.
Dies betrifft insbesondere auch die Informationen über bzw. von Mitglieder/n in Sozialen Netzwerken, die bewusst nur für angemeldete Netzwerkmitglieder und/oder Freunde der jeweiligen Nutzern bestimmt sind. Nahezu jeder Besuch von Mitgliederprofilen hinterlässt bei angemeldeten Nutzern Spuren im Netzwerk und ist nachvollziehbar bzw. in irgendeiner Form dokumentiert. Die Verwendung von Fake-Nutzerprofilen zum Durchstöbern von Sozialen Netzwerken ist in den allermeisten Fällen (aufgrund der Nutzungsbestimmungen der Netzwerkbetreiber) untersagt und unter bestimmten Voraussetzungen sogar rechtswidrig und/oder strafbar.
Sollte es nun im Rahmen eines Einstellungsprozesses dazu kommen, dass ein Unternehmensvertreter sich ein oder mehrere Netzwerkprofil/e eines Bewerbers angeschaut hat und es zu einer Absage der Bewerbung kommt, so besteht durchaus die Möglichkeit eines „Haftungs- bzw. Schadensersatzrisikos“.
Der Bewerber kann unter Umständen anmerken, dass möglicherweise etwaige private Details und Informationen in seinem Netzwerkprofil zum Ausschluss geführt haben könnten. Das Unternehmen ist dann in der schwierigen Position, dies zu widerlegen bzw. nachzuweisen, was letztendlich zum Ausschluss geführt hat.
Eine andere Ausgangslage bilden die Business Portale wie beispielsweise LinkedIn, Xing & Co., bei denen der primäre Zweck der beruflichen Ausrichtung und Darstellung dient. Dennoch gibt es auch in diesem Zusammenhang gewissen Einschränkungen; private Sachverhalte und Inhalte auf den Business Portalen dürfen nicht verwendet werden. Die geschäftlichen bzw. beruflichen Inhalte dürfen im Rahmen eines Bewerberauswahlverfahrens verwendet werden.
Zu guter Letzt
Im Rahmen der neuen EU-DSGVO wird von „Datensparsamkeit“ gesprochen; das gilt auch für das Sammeln von Informationen im Rahmen von etwaigen Bewerberüberprüfungen. Gemäß dem Motto: „So viel wie nötig; so wenig wie möglich!“
Wie man sieht, ist das Thema Pre-Employment Checks recht komplex und durchaus auch sehr speziell. Will man es ordnungsgemäß und (EU-DSGVO) rechtskonform umsetzen, so bedarf es entsprechender Expertise; falls diese intern aufgrund mangelnder Inhouse-Ressourcen nicht vorhanden ist, dann sollte sie zumindest durch einen externen Fachexperten „ins Haus“ geholt werden.
Fazit
„Drum prüfe, wer sich binden möchte!“
Es ist vieles (rechtskonform) möglich, wie so häufig muss man nur wissen, wie man es am besten ordnungsgemäß umsetzt.
